Pakiety biurowe
Google Workspace i Microsoft 365 to dwie najlepsze platformy narzędzi biurowych dla firm. Oferują wiele podobnych funkcjonalności, ale to właśnie różnice powinny determinować właściwy wybór rozwiązania
BOIT realizuje usługę migracji na Microsoft 365 / Google Workspace
1. Funkcjonalności
Zarówno Google Workspace jak i Microsoft 365 oferują zbliżony zakres funkcjonalności. Każda kluczowa aplikacja zarówno w jednym jak i drugim środowisku ma swój odpowiednik. Kwestią wiodącą jest UX, kwestia przyzwyczajenia oraz aktualnie używane środowisko w organizacji. Ważne aby wykorzystywać dane środowisko w zakresie przygotowywanym przez architektów rozwiązania.
Dla przykładu, w środowisku Google Workspace wszystkie dokumenty w Google Drive powinny być przekonwertowane na Google Docs w celu realizacji pełnego wachlarzu oferowanych funkcjonalności. Analogicznie w środowisku Microsoft 365 – wszystkie dokumenty powinny być natywnymi dokumentami Microsoft Word lub Excel.
Poniżej lista kluczowych aplikacji i ich analogicznego rozwiązania w drugim środowisku
2. Współpraca i udostępnianie
Google Workspace zapewnia użytkownikom łatwą i szybką współpracę w czasie rzeczywistym. Dzięki funkcjom takim jak udostępnianie i wspólna edycja dokumentów, użytkownicy mogą pracować zespołowo i wprowadzać zmiany w dokumencie w czasie rzeczywistym.
Środowisko Google Workspace w pełni oparte jest o przeglądarkę web, dzięki czemu użytkownik jest mniej zdezorientowany a interfejs łatwiejszy do użytkowania. Google Workspace oferuje też aplikacje pomocnicze takie jak Google Drive realizujące synchronizacje online Dysków Google oraz Dysków Współdzielonych, każda biurowa aplikacja otwierana jest w formacie webowym.
Microsoft 365 oferuje podobne funkcje, ale umożliwia również zainstalowanie oprogramowania na urządzeniach komputerowych, co może wprowadzić nieco większą trudność w korzystaniu z tych funkcji i synchronizacji danych z innymi użytkownikami. Opcja kooperacji z innymi użytkownikami jest możliwa ale jej intuicyjność nie jest tak wysoka jak w przypadku Google Workspace. Przewagą rozwiązania Microsoft 365 w tym zakresie są możliwości pakietów biurowych takich jak Microsoft Excel który ma bardzie zaawansowane funkcjonalności. Kooperacja na dyskach i plikach w ramach Sharepoint wymaga większej wiedzy od Administratora i wyższego progu wejścia z wdrożeniem globalnym.
3. Bezpieczeństwo
Podstawowy aspekt, który powinien być uwzględniony przy wyborze platformy narzędzi biurowych. Zarówno Google Workspace, jak i Microsoft 365 oferują zaawansowane funkcje związane z bezpieczeństwem, które pozwalają chronić prywatność i poufność danych użytkowników. Poniżej w tabelach przedstawione są funkcjonalności związane z bezpieczeństwem dla obydwu platform.
Google Workspace
- Szyfrowanie SSL: Google Workspace korzysta z szyfrowania SSL (Secure Sockets Layer), które zapewnia bezpieczne połączenie pomiędzy urządzeniem użytkownika a serwerami Google.
- Kontrola dostępu: Google Workspace pozwala administratorom na kontrolowanie dostępu do plików i folderów, co oznacza, że użytkownicy mają dostęp tylko do plików i folderów, do których są uprawnieni.
- Autoryzacja dwuskładnikowa: Google Workspace oferuje autoryzację dwuskładnikową, co oznacza, że użytkownicy muszą podać dodatkowy kod, który jest generowany za pomocą aplikacji lub wysyłany SMS-em, aby zalogować się do swojego konta.
- Filtrowanie spamu: Google Workspace oferuje zaawansowane funkcje filtrowania spamu, które eliminują niechciane wiadomości e-mail i chronią użytkowników przed phishingiem.
Microsoft 365
- Automatyczne skanowanie wiadomości e-mail: Office 365 automatycznie skanuje wiadomości e-mail pod kątem wirusów i malware’u, co chroni użytkowników przed atakami złośliwego oprogramowania.
- Kontrola dostępu: Microsoft 365 pozwala administratorom na kontrolowanie dostępu do plików i folderów, co oznacza, że użytkownicy mają dostęp tylko do plików i folderów, do których są uprawnieni.
- Autoryzacja dwuskładnikowa: Microsoft 365 oferuje autoryzację dwuskładnikową, co oznacza, że użytkownicy muszą podać dodatkowy kod, który jest generowany za pomocą aplikacji lub wysyłany SMS-em, aby zalogować się do swojego konta.
- Ochrona przed atakami phishingowymi: Microsoft 365 oferuje zaawansowane funkcje filtrowania spamu, które eliminują niechciane wiadomości e-mail i chronią użytkowników przed phishingiem.
4. Różnice
Google Workspace
- Aplikacje desktopowe: Google Workspace oferuje wiele narzędzi biurowych lecz żadna z aplikacji nie jest instalowana bezpośrednio na komputerze, oferowanie wyłącznie aplikacji opartej o przeglądarkę ogranicza funkcjonalności ale niweluje błędy spowodowane synchronizacją dwóch typów aplikacji i poprawia pracę współdzieloną
- Google Workspace jest bardziej elastycznym rozwiązaniem, oferuje integracje z wieloma usługami takimi jak Google Analytics, Google Ads, Google Search Console i wiele innych.
- Próg wejścia w usługę Google Workspace jest niższy niż w Microsoft 365 natomiast rozwój i dostosowanie dedykowane z biegiem czasu i dodawania usług działa na korzyść rozwiązania od Microsoft
- Dostępność: Google Workspace jest dostępne w chmurze, co oznacza, że użytkownicy mogą uzyskać dostęp do narzędzi z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu (posiada również opcje obsługi offline) Office 365 jest dostępne jako oprogramowanie do pobrania i instalacji na urządzeniu.
- Bezpieczeństwo: Zarówno Google Workspace, jak i Office 365 oferują wiele funkcji związanych z bezpieczeństwem, takich jak szyfrowanie, autoryzację dwuskładnikową, filtrowanie spamu i wiele innych. Jednakże, Google Workspace ma bardziej zaawansowane funkcje związane z bezpieczeństwem w chmurze. Filtr Spamu działa lepiej dla usługi Google Workspace
Microsoft 365
- Model biznesowy: Microsoft 365 jest oferowane w modelu subskrypcji, co oznacza, że użytkownicy płacą comiesięczną opłatę za dostęp do platformy. Na platformie Microsoft 365 istnieje możliwość miksowania planami licencji – tzn. pula użytkowników może posiadać słabszy (webowy) pakiet Microsoft 365 a część bardziej rozbudowany (droższy) plan licencyjny
Google Workspace jest również oferowane w modelu subskrypcji, ale nie ma możliwości mixowania licencjami. Cała domena musi posiadać jeden tym licencji co może generować dodatkowe koszty. - Bardziej zaawansowane funkcje biurowe zawarte w Microsoft Excel znajdziemy tylko w pakiecie Microsoft 365.
- Microsoft oferuje zintegrowane środowisko Azure które umożliwia prace hybrydową np na domenach lokalnych
- Skrzynki udostępnione, przewaga usługi Microsoft 365 która umożliwia stworzenie skrzynek pocztowych dla grup użytkowników które nie wymagają licencji. Google Workspace realizuje podobne skrzynki w odmienny sposób – poprzez grupy dyskusyjne umożliwiające kooperacje i obsługę maili jako zadań.
5. Cena
Kwoty za poszczególne licencje pakietów Google Workspace oraz Microsoft 365 są zbliżone. Główną różnica jest fakt możliwości elastycznego dopasowania typu licencji w Microsoft 365, która umożliwia mixowanie licencji w obrębie jednego Tenanta.
Drugą ważna cechą licencji w Microsoft 365 mogącą obniżyć ilość licencji są konta udostępnione które zastępują konta funkcyjne nie konsumując przy tym licencji.
Reasumując – łatwiejszy sposób licencjonowania realizowany jest w ramach Google Workspace, większa elastyczność w Microsoft 365 umożliwia obniżenie kosztów.
6. Podsumowanie
Microsoft 365 i Google Workspace to obecnie dwa najlepsze rozwiązania narzędzi biurowych oferujące podobne funkcjonalności. Najważniejsze różnice obejmują model licencyjny, możliwość instalowania aplikacji desktopowych Office w Microsoft 365 oraz bardziej rozbudowaną konsole zarządzającą.
Prostota i dostępność aplikacji Google Workspace wspiera bardziej elastyczne firmy, chcące wykorzystać integracje oraz szybki rozwój. Microsoft365 jest bardziej rozbudowaną platformą, która najlepiej dostosowuję się do ugruntowanych i poukładanych organizacji.