Pakiety biurowe
Google Workspace i Microsoft 365 to dwie najlepsze platformy narzędzi biurowych dla firm. Obydwa pakiety biurowe oferują wiele podobnych funkcjonalności, ale to właśnie różnice powinny determinować właściwy wybór rozwiązania
BOIT realizuje usługę migracji na Microsoft 365 / Google Workspace
1. Funkcjonalności
Zarówno Google Workspace jak i Microsoft 365 oferują zbliżony zakres funkcjonalności. Każda kluczowa aplikacja zarówno w jednym jak i drugim środowisku ma swój odpowiednik. Kwestią wiodącą jest UX, kwestia przyzwyczajenia oraz aktualnie używane środowisko w organizacji. Ważne aby wykorzystywać dane środowisko w zakresie przygotowywanym przez architektów rozwiązania.
Dla przykładu, w środowisku Google Workspace wszystkie dokumenty w Google Drive powinny być przekonwertowane na Google Docs w celu realizacji pełnego wachlarzu oferowanych funkcjonalności. Analogicznie w środowisku Microsoft 365 – wszystkie dokumenty powinny być natywnymi dokumentami Microsoft Word lub Excel.
Poniżej lista kluczowych aplikacji i ich analogicznego rozwiązania w drugim środowisku
2. Współpraca i udostępnianie
Google Workspace zapewnia użytkownikom łatwą i szybką współpracę w czasie rzeczywistym. Dzięki funkcjom takim jak udostępnianie i wspólna edycja dokumentów, użytkownicy mogą pracować zespołowo i wprowadzać zmiany w dokumencie w czasie rzeczywistym.
Środowisko Google Workspace opiera się w pełni na przeglądarce web, co sprawia, że użytkownik łatwiej odnajduje się w interfejsie i korzysta z niego bardziej intuicyjnie. Google Workspace udostępnia również aplikacje pomocnicze, takie jak Google Drive, które synchronizują online Dyski Google i Dyski Współdzielone. Każda biurowa aplikacja działa w formacie webowym, co ułatwia pracę w chmurze.
Microsoft 365 oferuje podobne funkcje, ale umożliwia również zainstalowanie oprogramowania na urządzeniach komputerowych, co może wprowadzić nieco większą trudność w korzystaniu z tych funkcji i synchronizacji danych z innymi użytkownikami. Opcja kooperacji z innymi użytkownikami jest możliwa ale jej intuicyjność nie jest tak wysoka jak w przypadku Google Workspace. Przewagą rozwiązania Microsoft 365 w tym zakresie są możliwości pakietów biurowych takich jak Microsoft Excel który ma bardzie zaawansowane funkcjonalności. Kooperacja na dyskach i plikach w ramach Sharepoint wymaga większej wiedzy od Administratora i wyższego progu wejścia z wdrożeniem globalnym.
3. Bezpieczeństwo
Podstawowy aspekt, który powinien być uwzględniony przy wyborze platformy narzędzi biurowych. Zarówno Google Workspace, jak i Microsoft 365 oferują zaawansowane funkcje związane z bezpieczeństwem. Pozwalają one chronić prywatność i poufność danych użytkowników. Poniżej w tabelach przedstawione są funkcjonalności związane z bezpieczeństwem dla obydwu platform.
Google Workspace
- Szyfrowanie SSL: Google Workspace korzysta z szyfrowania SSL (Secure Sockets Layer), które zapewnia bezpieczne połączenie pomiędzy urządzeniem użytkownika a serwerami Google.
- Kontrola dostępu: Google Workspace pozwala administratorom na kontrolowanie dostępu do plików i folderów, co oznacza, że użytkownicy mają dostęp tylko do plików i folderów, do których są uprawnieni.
- Autoryzacja dwuskładnikowa: Google Workspace oferuje autoryzację dwuskładnikową, co oznacza, że użytkownicy muszą podać dodatkowy kod, który jest generowany za pomocą aplikacji lub wysyłany SMS-em, aby zalogować się do swojego konta.
- Filtrowanie spamu: Google Workspace oferuje zaawansowane funkcje filtrowania spamu, które eliminują niechciane wiadomości e-mail i chronią użytkowników przed phishingiem.
Microsoft 365
- Automatyczne skanowanie wiadomości e-mail: Office 365 automatycznie skanuje wiadomości e-mail pod kątem wirusów i malware’u. Chroni to użytkowników przed atakami złośliwego oprogramowania.
- Kontrola dostępu: Microsoft 365 pozwala administratorom na kontrolowanie dostępu do plików i folderów. Oznacza to, że użytkownicy mają dostęp tylko do plików i folderów, do których są uprawnieni.
- Autoryzacja dwuskładnikowa: Microsoft 365 oferuje autoryzację dwuskładnikową, co oznacza, że użytkownicy muszą podać dodatkowy kod, który jest generowany za pomocą aplikacji lub wysyłany SMS-em, aby zalogować się do swojego konta.
- Ochrona przed atakami phishingowymi: Microsoft 365 oferuje zaawansowane funkcje filtrowania spamu, które eliminują niechciane wiadomości e-mail i chronią użytkowników przed phishingiem.
4. Pakiety biurowe – główne różnice
Google Workspace
- Aplikacje desktopowe: Google Workspace oferuje wiele narzędzi biurowych lecz żadna z aplikacji nie jest instalowana bezpośrednio na komputerze. Oferowanie wyłącznie aplikacji opartej o przeglądarkę ogranicza funkcjonalności ale niweluje błędy spowodowane synchronizacją dwóch typów aplikacji i poprawia pracę współdzieloną
- Google Workspace jest bardziej elastycznym rozwiązaniem. Oferuje integracje z wieloma usługami takimi jak Google Analytics, Google Ads, Google Search Console i wiele innych.
- Próg wejścia w usługę Google Workspace jest niższy niż w Microsoft 365. Natomiast rozwój i dostosowanie dedykowane z biegiem czasu i dodawania usług działa na korzyść rozwiązania od Microsoft
- Dostępność: Google Workspace jest dostępne w chmurze. Oznacza to, że użytkownicy mogą uzyskać dostęp do narzędzi z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu (posiada również opcje obsługi offline). Office 365 jest dostępne jako oprogramowanie do pobrania i instalacji na urządzeniu.
- Bezpieczeństwo: Zarówno Google Workspace, jak i Office 365 oferują wiele funkcji związanych z bezpieczeństwem. Są to m.in: szyfrowanie, autoryzację dwuskładnikową, filtrowanie spamu i wiele innych. Jednakże, Google Workspace ma bardziej zaawansowane funkcje związane z bezpieczeństwem w chmurze. Filtr Spamu działa lepiej dla usługi Google Workspace
Microsoft 365
- Model biznesowy: Microsoft 365 jest dostępny w modelu subskrypcji. Oznacza to, że użytkownicy płacą comiesięczną opłatę za dostęp do platformy. Na platformie Microsoft 365 istnieje możliwość miksowania planami licencji. Oznacza to, ze pula użytkowników może posiadać słabszy (webowy) pakiet Microsoft 365 a część bardziej rozbudowany (droższy) plan licencyjny
Pakiet Google Workspace możemy skorzystać w modelu subskrypcji, ale nie ma możliwości miksowania licencjami. Cała domena musi posiadać jeden tym licencji co może generować dodatkowe koszty. - Bardziej zaawansowane funkcje biurowe zawarte w Microsoft Excel znajdziemy tylko w pakiecie Microsoft 365.
- Microsoft oferuje zintegrowane środowisko Azure które umożliwia prace hybrydową np na domenach lokalnych
- Skrzynki udostępnione, przewaga usługi Microsoft 365 która umożliwia stworzenie skrzynek pocztowych dla grup użytkowników które nie wymagają licencji. Google Workspace realizuje podobne skrzynki w odmienny sposób – poprzez grupy dyskusyjne umożliwiające kooperacje i obsługę maili jako zadań.
5. Pakiety biurowe – cena
Kwoty za poszczególne licencje pakietów Google Workspace oraz Microsoft 365 pozostają na zbliżonym poziomie. Główną różnica jest fakt możliwości elastycznego dopasowania typu licencji w Microsoft 365, która umożliwia mixowanie licencji w obrębie jednego Tenanta.
Konta udostępnione w Microsoft 365 zastępują konta funkcyjne, co pozwala zmniejszyć liczbę potrzebnych licencji.
Podsumowując, Google Workspace oferuje prostszy model licencjonowania, a Microsoft 365 zapewnia większą elastyczność, która pomaga obniżyć koszty.
6. Podsumowanie
Microsoft 365 i Google Workspace to obecnie dwa najlepsze rozwiązania narzędzi biurowych oferujące podobne funkcjonalności. Najważniejsze różnice obejmują model licencyjny, możliwość instalowania aplikacji desktopowych Office w Microsoft 365 oraz bardziej rozbudowaną konsole zarządzającą.
Prostota i dostępność aplikacji Google Workspace wspiera bardziej elastyczne firmy, chcące wykorzystać integracje oraz szybki rozwój. Microsoft365 jest bardziej rozbudowaną platformą, która najlepiej dostosowuję się do ugruntowanych i poukładanych organizacji.