Google Workspace
Google Workspace dla firm to kompletne środowisko do poczty, komunikacji, przechowywania danych i wspólnej pracy nad dokumentami. Łączy Gmail, Kalendarz Google, Dysk Google, Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Google Meet i Chat w ramach jednej platformy zarządzanej centralnie przez administratora. To rozwiązanie zaprojektowane od początku z myślą o pracy w chmurze — użytkownik może rozpocząć pracę na komputerze w biurze, kontynuować ją na laptopie poza firmą, a później otworzyć ten sam dokument na telefonie bez kopiowania plików pomiędzy urządzeniami.
W BOIT nie ograniczamy się do sprzedaży licencji. Projektujemy, wdrażamy, migrujemy i administrujemy środowiskami Google Workspace, dopasowując sposób działania platformy do struktury organizacji, potrzeb użytkowników i wymagań bezpieczeństwa. Możemy przeprowadzić pełną migrację z obecnego systemu, uporządkować działające już Google Workspace albo przejąć jego stałą administrację.
Czym jest Google Workspace?
Google Workspace to biznesowa platforma chmurowa Google, która łączy narzędzia wykorzystywane przez pracowników każdego dnia. Gmail odpowiada za pocztę działającą we własnej domenie firmy, Kalendarz Google pozwala zarządzać spotkaniami i zasobami, a Google Meet i Google Chat zapewniają komunikację oraz wideokonferencje. Dokumenty mogą być przechowywane na Dysku Google, natomiast Dokumenty Google, Arkusze i Prezentacje umożliwiają wspólną pracę wielu użytkowników na tym samym pliku.
Całym środowiskiem zarządza się centralnie z poziomu Konsoli administracyjnej Google. Administrator może tworzyć użytkowników i grupy, zarządzać licencjami, kontrolować dostęp do usług, konfigurować bezpieczeństwo, analizować logowania oraz określać zasady obowiązujące poszczególne jednostki organizacyjne. W odpowiednich planach Google Workspace dostępne są również bardziej rozbudowane mechanizmy ochrony informacji, archiwizacji, zarządzania urządzeniami i kontroli dostępu.
Co Google Workspace zmienia w codziennej pracy firmy?
Jedną z największych zalet Google Workspace jest sposób pracy z dokumentami. Zamiast przesyłać arkusz do kilku osób i później zastanawiać się, która wersja jest aktualna, użytkownicy mogą pracować jednocześnie na tym samym pliku — zmiany są widoczne na bieżąco, można dodawać komentarze, przypisywać zadania, sugerować poprawki i wracać do wcześniejszych wersji dokumentu.
Podobnie działa reszta środowiska. Zaproszenie utworzone w Kalendarzu może automatycznie zawierać spotkanie Google Meet, dokument związany z projektem można udostępnić bezpośrednio zespołowi, a pliki przechowywane na Dysku Google są dostępne zgodnie z nadanymi uprawnieniami niezależnie od tego, z jakiego urządzenia pracuje użytkownik. Google Workspace szczególnie dobrze sprawdza się więc tam, gdzie pracownicy często współpracują nad tymi samymi informacjami i potrzebują szybkiego dostępu do nich z różnych lokalizacji.
Najważniejsze korzyści Google Workspace dla firmy
Praca bezpośrednio w przeglądarce
Większość podstawowych funkcji Google Workspace działa bez konieczności instalowania klasycznego pakietu biurowego na komputerze. Użytkownik loguje się do swojego konta i otrzymuje dostęp do Gmaila, Kalendarza, Dysku, Dokumentów, Arkuszy, Meet i pozostałych usług, co ułatwia pracę na różnych urządzeniach oraz ogranicza zależność od konkretnego komputera.
Wspólna praca nad dokumentami
Dokumenty Google, Arkusze i Prezentacje zostały zaprojektowane z myślą o jednoczesnej pracy wielu osób. Pracownicy mogą wspólnie edytować dokument, komentować jego fragmenty i obserwować zmiany w czasie rzeczywistym, a historia wersji pozwala sprawdzić wcześniejszy stan dokumentu i zobaczyć, kto wprowadzał konkretne zmiany.
Gmail we własnej domenie firmy
Google Workspace umożliwia korzystanie z Gmaila z firmowymi adresami, np. imie.nazwisko@firma.pl. Administrator centralnie zarządza użytkownikami, aliasami, grupami i ustawieniami poczty. Google wykorzystuje również własne mechanizmy ochrony przed spamem, phishingiem i złośliwymi wiadomościami, a dodatkowo konfigurujemy domenę pod kątem SPF, DKIM i DMARC, aby zwiększyć bezpieczeństwo oraz wiarygodność poczty wychodzącej.
Dyski współdzielone zamiast danych przypisanych do pracownika
W środowisku firmowym bardzo istotne są Dyski współdzielone. W przeciwieństwie do plików znajdujących się na indywidualnym Dysku użytkownika dane na Dysku współdzielonym należą do organizacji, a nie do konkretnej osoby.
Ma to duże znaczenie przy zmianach kadrowych — jeżeli pracownik odchodzi z firmy, dokumentacja działu sprzedaży, księgowości czy projektu nie powinna znikać razem z jego kontem. Dlatego podczas wdrożeń BOIT projektujemy strukturę Dysków współdzielonych zgodnie z organizacją firmy.
Google Meet, Chat i Kalendarz
Google Workspace łączy komunikację z codzienną organizacją pracy. Spotkanie utworzone w Kalendarzu może automatycznie zawierać link do Google Meet, a Google Chat umożliwia szybką komunikację pomiędzy pracownikami oraz tworzenie przestrzeni dla zespołów i projektów. Dzięki temu komunikacja, dokumenty i spotkania pozostają w jednym ekosystemie.
Gemini w Google Workspace
Istotną częścią rozwijanego ekosystemu Google Workspace jest Gemini. Funkcje Gemini są integrowane z usługami takimi jak Gmail, Dokumenty, Arkusze, Meet i Dysk Google i mogą pomagać między innymi w przygotowywaniu treści, podsumowywaniu informacji, analizowaniu dokumentów oraz wyszukiwaniu informacji znajdujących się w środowisku użytkownika. Zakres dostępnych możliwości zależy od posiadanej edycji Google Workspace oraz aktualnej oferty Google.
Przy wdrożeniu zwracamy uwagę nie tylko na dostępność funkcji AI, ale również na sposób ich wykorzystania i dostęp do firmowych danych.
Bezpieczeństwo Google Workspace
Przeniesienie poczty i dokumentów do chmury nie zwalnia organizacji z odpowiedzialności za konfigurację bezpieczeństwa. Jednym z pierwszych elementów wdrożenia BOIT jest odpowiednie zabezpieczenie kont użytkowników i administratorów — konfigurujemy weryfikację dwuetapową 2SV, zasady dotyczące kont administracyjnych, dostęp do usług oraz mechanizmy ochrony poczty.
W bardziej rozbudowanych środowiskach możemy wykorzystać dodatkowe funkcje dostępne w wyższych edycjach Google Workspace. Jednym z takich mechanizmów jest Context-Aware Access, który pozwala uzależniać dostęp do usług od kontekstu logowania, np. użytkownika, urządzenia, lokalizacji lub adresu IP. Google Workspace udostępnia również narzędzia pozwalające analizować zdarzenia związane z logowaniem, urządzeniami, pocztą oraz dostępem do danych — zakres konfiguracji bezpieczeństwa zawsze dobieramy do wielkości organizacji, sposobu pracy użytkowników i posiadanych licencji.
Google Vault, retencja i eDiscovery
W odpowiednich edycjach Google Workspace dostępny jest Google Vault. Umożliwia organizacji zarządzanie retencją wybranych danych oraz ich wyszukiwanie i eksportowanie na potrzeby postępowań, audytów lub wewnętrznych procedur — może obejmować między innymi wiadomości Gmail oraz dane z innych obsługiwanych usług Google Workspace. Jest to szczególnie istotne dla organizacji posiadających określone wymagania dotyczące przechowywania informacji, kontroli dokumentacji lub eDiscovery.
Vault nie powinien być jednak traktowany jako klasyczny system backupu. Retencja, archiwizacja i kopia zapasowa rozwiązują różne problemy i powinny być analizowane oddzielnie.
Migracja do Google Workspace
Jednym z najważniejszych elementów naszej usługi jest migracja do Google Workspace. Dobrze przeprowadzona migracja nie polega wyłącznie na utworzeniu nowych kont Gmail — trzeba przenieść dane, przygotować domenę, skonfigurować bezpieczeństwo, zaplanować przełączenie poczty oraz przygotować użytkowników do pracy w nowym środowisku. Celem BOIT jest przeprowadzenie całego procesu w taki sposób, aby ograniczyć wpływ migracji na codzienną pracę firmy.
Z jakich środowisk migrujemy do Google Workspace?
Możemy przygotować migrację między innymi z:
- Microsoft 365 i Exchange Online,
- lokalnego Microsoft Exchange,
- serwerów pocztowych wykorzystujących IMAP,
- tradycyjnego hostingu pocztowego,
- innych środowisk Google Workspace,
- lokalnych serwerów plików,
- innych usług przechowywania dokumentów.
Dokładny zakres możliwych do przeniesienia danych zależy od platformy źródłowej. Przed projektem sprawdzamy więc nie tylko liczbę kont, ale również rodzaj i ilość danych, które rzeczywiście muszą zostać przeniesione.
1. Analizujemy obecne środowisko
Migrację rozpoczynamy od inwentaryzacji — sprawdzamy liczbę użytkowników, skrzynki pocztowe, aliasy, domeny, grupy, kalendarze, ilość danych oraz sposób przechowywania dokumentów. Jeżeli firma posiada lokalne serwery plików albo korzysta z Microsoft 365, analizujemy również dane, które mają zostać przeniesione na Dysk Google i Dyski współdzielone.
Na tym etapie określamy także, czego nie warto migrować. Stare konta, nieużywane skrzynki czy niepotrzebne dane nie muszą automatycznie trafiać do nowego środowiska.
2. Przygotowujemy Google Workspace
Tworzymy i konfigurujemy docelowe środowisko Google Workspace: weryfikujemy domenę, przygotowujemy użytkowników, grupy oraz strukturę organizacyjną, a także konfigurujemy podstawowe mechanizmy bezpieczeństwa, zasady dostępu oraz ustawienia administracyjne. Dzięki temu użytkownicy trafiają do przygotowanego środowiska, a nie do domyślnej konfiguracji Google Workspace.
3. Rozpoczynamy migrację danych
W zależności od systemu źródłowego część danych możemy rozpocząć przenosić jeszcze przed właściwym przełączeniem — użytkownicy nadal pracują w dotychczasowym środowisku, podczas gdy dane są już migrowane do Google Workspace. Przy większych organizacjach migrację możemy podzielić na etapy i grupy użytkowników, co pozwala wcześniej wykryć ewentualne problemy oraz ograniczyć ryzyko związane z jednoczesnym przełączeniem całej organizacji.
4. Przełączamy pocztę na Gmail
Po przygotowaniu środowiska ustalamy termin właściwego przełączenia: aktualizujemy rekordy DNS odpowiedzialne za obsługę poczty i kierujemy nowe wiadomości do Google Workspace, konfigurując również SPF, DKIM i DMARC. Przełączenie planujemy tak, aby możliwie najmniej wpływało na użytkowników — w zależności od wielkości organizacji może odbywać się poza godzinami pracy albo etapami.
5. Konfigurujemy użytkowników i urządzenia
Samo przeniesienie poczty nie oznacza jeszcze zakończenia migracji. Przygotowujemy użytkowników do pierwszego logowania, konfiguracji 2SV oraz korzystania z Gmaila, Kalendarza, Dysku Google, Meet i pozostałych usług. Jeżeli organizacja korzysta z urządzeń mobilnych lub zarządzanych komputerów, konfigurujemy również odpowiednie zasady dostępu i zarządzania urządzeniami.
6. Przenosimy dokumenty
Migracja dokumentów wymaga wcześniejszego zaplanowania ich docelowej struktury. Dane należące do organizacji powinny być odpowiednio rozdzielone pomiędzy przestrzenie użytkowników i Dyski współdzielone — projektujemy strukturę dla działów, projektów i zespołów oraz ustalamy odpowiednie uprawnienia.
Nie kopiujemy automatycznie wszystkich historycznych uprawnień ze starego serwera, jeżeli nie odpowiadają one aktualnej strukturze firmy — migracja jest dobrym momentem, żeby uporządkować dostęp do informacji.
7. Testujemy środowisko po migracji
Po przełączeniu sprawdzamy działanie poczty, logowanie użytkowników, kalendarze, grupy, Dysk Google, Dyski współdzielone oraz uprawnienia, a także weryfikujemy poprawność migracji danych i rozwiązujemy ewentualne problemy.
Starego środowiska nie wyłączamy automatycznie w chwili przełączenia. Jego wygaszenie planujemy dopiero po potwierdzeniu poprawnego działania Google Workspace.
8. Szkolenia przed i po wdrożeniu
Technicznie poprawna migracja to tylko część udanego projektu — pracownicy muszą wiedzieć, jak korzystać z nowego środowiska. Dlatego BOIT może przeprowadzić szkolenia przed migracją oraz po uruchomieniu Google Workspace.
Przed wdrożeniem pokazujemy użytkownikom, jak będzie wyglądało pierwsze logowanie, konfiguracja weryfikacji dwuetapowej oraz przejście do Gmaila i pozostałych usług. Po migracji szkolenie może obejmować Gmail, Kalendarz Google, Meet, Dysk Google, Dyski współdzielone, Dokumenty i Arkusze oraz zasady bezpiecznego udostępniania informacji.
Szczególnie dużo uwagi warto poświęcić różnicy pomiędzy Mój dysk a Dyskami współdzielonymi, ponieważ od właściwego zrozumienia tego modelu zależy późniejszy porządek w dokumentach firmy. Możemy przygotować również krótkie instrukcje dla użytkowników oraz zapewnić dodatkowe wsparcie w pierwszych dniach po migracji.
Celem szkolenia nie jest prezentacja wszystkich funkcji Google Workspace. Pracownik ma wiedzieć, jak wykonywać swoją codzienną pracę w nowym środowisku i jak bezpiecznie korzystać z firmowych danych.
Masz już Google Workspace? Możemy przeprowadzić audyt
Nie wszystkie projekty rozpoczynamy od migracji. W wielu firmach Google Workspace działa już od kilku lat, ale jego konfiguracja nie była później regularnie przeglądana — możemy przeprowadzić audyt istniejącego środowiska.
Sprawdzamy między innymi konta użytkowników i administratorów, weryfikację dwuetapową, grupy, sposób udostępniania dokumentów, Dyski współdzielone, ustawienia Gmaila, urządzenia oraz dostępne mechanizmy bezpieczeństwa, a także analizujemy wykorzystanie licencji i usług. Po audycie przygotowujemy plan zmian i możemy przeprowadzić uporządkowanie środowiska.
Administracja Google Workspace przez BOIT
Migracja jest początkiem pracy z Google Workspace — BOIT może przejąć późniejszą administrację środowiskiem. Zakładamy i usuwamy użytkowników, zarządzamy grupami, licencjami i uprawnieniami, pomagamy przy problemach z pocztą oraz konfigurujemy kolejne usługi.
Wspieramy proces wdrażania nowych pracowników oraz zabezpieczamy dane i dostęp po zakończeniu współpracy. Możemy również analizować podejrzane logowania, phishing oraz inne zdarzenia związane z bezpieczeństwem kont Google Workspace, dzięki czemu klient nie musi samodzielnie budować kompetencji administracyjnych potrzebnych do utrzymania platformy.
Google Workspace z BOIT
Nie ograniczamy naszej usługi do sprzedaży licencji Google Workspace. Możemy odpowiadać za cały cykl życia środowiska:
analiza potrzeb → dobór licencji → projekt → migracja → konfiguracja bezpieczeństwa → wdrożenie użytkowników → szkolenia → administracja → wsparcie
Możemy przeprowadzić jednorazową migrację, uporządkować istniejące Google Workspace albo przejąć stałą administrację środowiskiem jako częścią obsługi IT firmy. Jeżeli planujesz wdrożenie Google Workspace w firmie, migrację z Microsoft 365, Exchange lub obecnego hostingu pocztowego albo chcesz sprawdzić konfigurację istniejącego środowiska, skontaktuj się z BOIT — zaczniemy od analizy obecnej infrastruktury i zaproponujemy zakres wdrożenia oraz licencje odpowiadające rzeczywistym potrzebom organizacji.
Najczęściej zadawane pytania o Google Workspace
Czy podczas migracji do Google Workspace poczta przestanie działać?
Migrację planujemy tak, aby maksymalnie ograniczyć przerwę w działaniu poczty. Znaczna część danych może zostać przeniesiona przed właściwym przełączeniem, a zmianę rekordów DNS wykonujemy w ustalonym terminie.
Czy można przejść z Microsoft 365 do Google Workspace?
Tak. Możliwe jest przygotowanie migracji z Microsoft 365 i Exchange Online do Google Workspace. Zakres migracji zależy od wykorzystywanych usług i powinien zostać określony przed rozpoczęciem projektu.
Czy można przenieść stary serwer pocztowy do Gmaila?
W wielu przypadkach tak. Google Workspace umożliwia migrację z różnych systemów pocztowych, w tym środowisk wykorzystujących IMAP. Przed migracją sprawdzamy możliwości konkretnego systemu źródłowego.
Czy pracownicy muszą instalować dodatkowe programy?
Podstawowe aplikacje Google Workspace działają w przeglądarce. W zależności od sposobu pracy można korzystać również z aplikacji mobilnych oraz dodatkowych narzędzi Google.
Czy wszyscy użytkownicy muszą mieć dostęp do wszystkich dokumentów?
Nie. Dostęp może być zarządzany poprzez użytkowników, grupy, Dyski współdzielone oraz polityki organizacji. Podczas wdrożenia BOIT może przygotować strukturę uprawnień odpowiadającą działom i rolom w firmie.
Czy BOIT może administrować Google Workspace po migracji?
Tak. Możemy przejąć bieżącą administrację, obsługę użytkowników, zarządzanie licencjami, bezpieczeństwem, grupami, pocztą i dostępem do danych.