Microsoft 365

Microsoft 365 dla firm

To kompletne środowisko do codziennej pracy, komunikacji, przechowywania dokumentów i zarządzania dostępem do danych. Łączy znane aplikacje Word, Excel, PowerPoint i Outlook z usługami Exchange Online, Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive oraz rozwiązaniami odpowiedzialnymi za tożsamość, urządzenia i bezpieczeństwo.

W BOIT nie ograniczamy się do sprzedaży licencji. Projektujemy, wdrażamy, migrujemy i administrujemy środowiskami Microsoft 365, dopasowując je do struktury firmy, sposobu pracy użytkowników oraz wymagań bezpieczeństwa. Możemy przeprowadzić pełną migrację z obecnego systemu, uporządkować już działający Microsoft 365 albo przejąć jego stałą administrację.

Czym jest Microsoft 365?

Microsoft 365 to znacznie więcej niż pakiet Office działający w modelu abonamentowym. To ekosystem usług, który może stać się jednym z podstawowych elementów infrastruktury IT firmy. Użytkownik otrzymuje jedno konto, za pomocą którego uzyskuje dostęp do poczty, dokumentów, komunikacji, spotkań oraz innych zasobów organizacji.

Pierwszą częścią Microsoft 365 są dobrze znane aplikacje Word, Excel, PowerPoint i Outlook — w zależności od wybranego planu można korzystać z nich przez przeglądarkę lub jako pełnych aplikacji zainstalowanych na komputerach. Za firmową pocztę odpowiada Exchange Online. Microsoft Teams zapewnia komunikację, rozmowy, wideokonferencje i współpracę zespołową, OneDrive służy do przechowywania danych użytkownika, natomiast SharePoint pozwala budować wspólne przestrzenie dokumentów dla działów, projektów i całej organizacji.

Kolejna warstwa odpowiada za tożsamość. Microsoft Entra ID umożliwia centralne zarządzanie użytkownikami, grupami, logowaniem i dostępem do zasobów. W bardziej rozbudowanych planach Microsoft 365 można wykorzystać również Microsoft Intune do zarządzania komputerami i urządzeniami mobilnymi oraz rozwiązania Microsoft Defender do ochrony użytkowników, poczty, tożsamości i endpointów.

Wszystkie te elementy mogą ze sobą współpracować. Pracownik może zalogować się na komputerze, otworzyć Outlooka, rozpocząć spotkanie w Teams, przejść do dokumentu przechowywanego w SharePoint i wspólnie edytować go z innymi osobami. Administrator może natomiast centralnie zarządzać jego kontem, licencją, urządzeniem, dostępem do danych i politykami bezpieczeństwa.

Co Microsoft 365 zmienia w codziennej pracy firmy?

Największa zmiana nie polega na zastąpieniu starszego Worda jego nowszą wersją — zmienia się przede wszystkim sposób organizacji pracy i przechowywania firmowych informacji. Dokument nie musi znajdować się na komputerze jednej osoby albo na dysku sieciowym dostępnym wyłącznie z biura. Może być przechowywany w SharePoint, posiadać historię wersji i być jednocześnie edytowany przez kilka uprawnionych osób.

Pracownicy nie muszą przesyłać sobie kolejnych kopii tego samego arkusza czy dokumentu pocztą — mogą pracować na jednym pliku i na bieżąco widzieć wprowadzane zmiany. Podobnie wygląda komunikacja: poczta i kalendarze działają w Exchange Online, spotkania i rozmowy odbywają się w Teams, a dokumenty są dostępne z komputerów i urządzeń mobilnych zgodnie z nadanymi uprawnieniami. Dobrze skonfigurowany Microsoft 365 pozwala więc połączyć wiele elementów codziennej pracy firmy w jednym spójnym środowisku.

Najważniejsze korzyści Microsoft 365 dla firmy

Jedno środowisko do pracy

Poczta, kalendarze, komunikacja, spotkania, dokumenty i aplikacje biurowe mogą działać w ramach jednego ekosystemu. Użytkownik nie musi korzystać z wielu niezależnych usług i osobnych kont, a dział IT otrzymuje możliwość centralnego zarządzania środowiskiem.

Dostęp do danych z biura i poza nim

Microsoft 365 dobrze sprawdza się w pracy stacjonarnej, mobilnej i hybrydowej. Dokumenty znajdujące się w OneDrive i SharePoint mogą być dostępne z autoryzowanych urządzeń niezależnie od lokalizacji użytkownika, przy czym dostęp może podlegać zasadom bezpieczeństwa określonym przez organizację.

Wspólna praca nad dokumentami

Kilka osób może jednocześnie pracować nad dokumentem Word, arkuszem Excel czy prezentacją PowerPoint. Historia wersji ułatwia kontrolowanie zmian i pozwala wrócić do wcześniejszej wersji dokumentu, co w wielu firmach ogranicza też przesyłanie pocztą kolejnych kopii tego samego pliku.

Profesjonalna poczta Exchange Online

Exchange Online zapewnia pocztę działającą we własnej domenie firmy oraz centralne zarządzanie skrzynkami, kalendarzami, kontaktami i grupami. Możemy tworzyć również skrzynki współdzielone, takie jak biuro@, faktury@, sprzedaz@ czy serwis@, do których dostęp otrzymują odpowiednie osoby bez uzależniania firmowej korespondencji od konta jednego pracownika.

Centralne zarządzanie użytkownikami

Microsoft Entra ID pozwala zarządzać kontami użytkowników i ich dostępem do usług organizacji. Gdy do firmy dołącza nowy pracownik, można przygotować dla niego konto, licencję, pocztę i wymagane uprawnienia — po zakończeniu współpracy dostęp może zostać centralnie zablokowany.

Bezpieczeństwo użytkowników i danych

Microsoft 365 udostępnia rozbudowane mechanizmy bezpieczeństwa, których dokładny zakres zależy od posiadanych licencji. Podstawą jest uwierzytelnianie wieloskładnikowe MFA, a w odpowiednich planach można wykorzystać także Conditional Access, Microsoft Defender, Intune oraz Microsoft Purview — pozwala to budować polityki określające nie tylko kto może uzyskać dostęp do danych, ale również z jakiego urządzenia i w jakich warunkach.

Mniej infrastruktury utrzymywanej lokalnie

Przeniesienie poczty do Exchange Online oraz części dokumentów do SharePoint i OneDrive może ograniczyć potrzebę utrzymywania niektórych lokalnych serwerów. Nie oznacza to jednak, że każda firma powinna całkowicie rezygnować z własnej infrastruktury — Microsoft 365 może współpracować z lokalnym Active Directory, serwerami plików i aplikacjami biznesowymi, dlatego projektujemy również środowiska hybrydowe.

Microsoft Teams, SharePoint i OneDrive

Samo uruchomienie usług Microsoft 365 nie wystarczy — ważne jest zaprojektowanie sposobu, w jaki firma będzie z nich korzystać. Jednym z częstszych problemów w istniejących środowiskach są kolejne zespoły Teams, witryny SharePoint i katalogi tworzone bez spójnej struktury. Po kilku latach użytkownicy nie wiedzą już, gdzie znajduje się właściwa wersja dokumentu i kto posiada do niej dostęp.

Dlatego podczas wdrożenia projektujemy strukturę zgodnie z organizacją firmy. Możemy przygotować oddzielne przestrzenie dla zarządu, księgowości, sprzedaży, administracji, działu technicznego oraz poszczególnych projektów. Dane indywidualne użytkowników mogą być przechowywane w OneDrive, natomiast dokumenty zespołowe w odpowiednio przygotowanych bibliotekach SharePoint.

Nie każdy pracownik potrzebuje tej samej licencji

Microsoft oferuje wiele planów Microsoft 365, a kupowanie jednej, rozbudowanej licencji dla wszystkich użytkowników często nie ma ekonomicznego uzasadnienia. Pracownik korzystający głównie z poczty i aplikacji internetowych ma inne potrzeby niż księgowość intensywnie pracująca w Excelu, kadra zarządzająca, administrator IT czy pracownik korzystający z kilku urządzeń.

Dlatego w BOIT analizujemy sposób pracy poszczególnych grup użytkowników i na tej podstawie dobieramy licencje. W ramach jednego środowiska możemy łączyć różne plany Microsoft 365, a w istniejących tenantach możemy również przeprowadzić audyt licencji i wskazać nieaktywne konta lub niewykorzystywane usługi, za które organizacja nadal płaci.

Migracja do Microsoft 365

Jednym z najważniejszych elementów naszej usługi jest migracja do Microsoft 365. Dobrze przygotowana migracja nie polega na założeniu nowych kont i poinformowaniu pracowników, że od następnego dnia mają korzystać z innej poczty — proces zaczyna się znacznie wcześniej. Naszym celem jest przeniesienie użytkowników, poczty i danych w taki sposób, aby ograniczyć wpływ zmiany na codzienną pracę organizacji.

Z czego można migrować do Microsoft 365?

BOIT może przygotować migrację między innymi z:

• Google Workspace,
• lokalnego Microsoft Exchange,
• serwerów i usług pocztowych wykorzystujących IMAP,
• tradycyjnego hostingu pocztowego,
• lokalnych serwerów plików,
• innych usług przechowywania dokumentów,
• istniejącego tenanta Microsoft 365 do innego środowiska Microsoft 365.

Zakres możliwych do przeniesienia informacji zależy od systemu źródłowego. Microsoft udostępnia obecnie dedykowane mechanizmy migracyjne między innymi dla Google Workspace, Exchange, systemów IMAP oraz migracji pomiędzy tenantami Microsoft 365. W przypadku Google Workspace dostępne są mechanizmy migracji poczty, kalendarzy i kontaktów, a migrację można realizować etapami dla kolejnych grup użytkowników.

1. Analizujemy obecne środowisko

Przed rozpoczęciem migracji sprawdzamy, co faktycznie znajduje się w obecnym systemie — liczbę użytkowników, wielkość skrzynek, domeny, aliasy, grupy, skrzynki współdzielone, sposób przechowywania dokumentów oraz wykorzystywane aplikacje. Przy większych środowiskach identyfikujemy również nietypowo duże skrzynki i inne elementy, które mogą wpłynąć na czas migracji.

To również dobry moment na porządki. Stare konta pracowników, nieużywane skrzynki, nieaktualne grupy czy niepotrzebne dane nie muszą automatycznie trafiać do nowego środowiska.

2. Przygotowujemy Microsoft 365

Zanim rozpoczniemy właściwe przenoszenie danych, konfigurujemy docelowy tenant — dodajemy i weryfikujemy domeny, tworzymy użytkowników, przypisujemy odpowiednie licencje oraz przygotowujemy Exchange Online, Microsoft Entra ID i pozostałe usługi objęte projektem.

Na tym etapie przygotowujemy również podstawowe zabezpieczenia: konfigurujemy MFA, konta administracyjne, polityki dostępu oraz mechanizmy ochrony poczty. W zależności od posiadanych licencji możemy przygotować również Conditional Access, Microsoft Defender i Microsoft Intune. Użytkownicy trafiają więc do przygotowanego środowiska, a nie do domyślnej konfiguracji Microsoft 365.

3. Rozpoczynamy synchronizację danych

W wielu scenariuszach dużą część danych można przenieść jeszcze przed właściwym przełączeniem usług — użytkownicy nadal pracują w dotychczasowym systemie, a poczta jest już synchronizowana z Exchange Online. Dzięki temu podczas właściwego przełączenia pozostaje do przeniesienia znacznie mniej danych. W większych organizacjach migrację możemy realizować etapami, przenosząc kolejne grupy użytkowników zamiast całej firmy jednocześnie.

4. Przełączamy pocztę na Microsoft 365

W ustalonym terminie wykonujemy właściwe przełączenie: aktualizujemy konfigurację DNS oraz rekordy odpowiedzialne za kierowanie poczty, a nowe wiadomości zaczynają trafiać do Exchange Online. Konfigurujemy również mechanizmy związane z bezpieczeństwem i wiarygodnością poczty, w tym SPF, DKIM oraz DMARC. Przełączenie planujemy tak, aby ograniczyć wpływ zmian na pracę firmy — w zależności od organizacji może odbywać się wieczorem, podczas weekendu albo etapami dla poszczególnych grup użytkowników.

5. Przygotowujemy użytkowników i komputery

Sama migracja danych nie wystarczy — następnego dnia pracownik musi normalnie rozpocząć pracę. Dlatego konfigurujemy również stanowiska użytkowników: przygotowujemy Outlook, Microsoft Teams, OneDrive oraz pozostałe aplikacje Microsoft 365 objęte projektem, a także pomagamy przy pierwszym logowaniu i konfiguracji MFA. W większych środowiskach część konfiguracji może zostać wykonana centralnie, co znacznie ogranicza liczbę operacji wykonywanych ręcznie na komputerach.

6. Przenosimy i porządkujemy dokumenty

Jeżeli migracja obejmuje również dokumenty, nie ograniczamy się do skopiowania całego starego dysku sieciowego do SharePoint. Najpierw określamy, które dane należą do konkretnych użytkowników, działów i zespołów — dane indywidualne mogą zostać przeniesione do OneDrive, natomiast dokumenty współdzielone do przygotowanych bibliotek SharePoint.

Migracja jest również dobrym momentem na uporządkowanie uprawnień. Jeżeli przez lata większość użytkowników miała dostęp do całego serwera plików, nie ma powodu automatycznie przenosić takiego modelu do Microsoft 365.

7. Testujemy środowisko po migracji

Przełączenie poczty nie oznacza jeszcze końca projektu. Sprawdzamy przepływ wiadomości wewnętrznych i zewnętrznych, logowanie użytkowników, Outlook, Teams, urządzenia mobilne, kalendarze, skrzynki współdzielone oraz dostęp do przeniesionych dokumentów, a także weryfikujemy synchronizację danych i ewentualne błędy migracji.

Starego środowiska nie wyłączamy bezpośrednio po przełączeniu. W zależności od projektu może pozostać dostępne przez ustalony okres, dopóki nie potwierdzimy poprawności działania nowego rozwiązania — dopiero wtedy rozpoczynamy jego kontrolowane wygaszanie.

8. Szkolenia przed i po wdrożeniu

Technicznie poprawna migracja to tylko część udanego wdrożenia Microsoft 365. Równie ważne jest przygotowanie użytkowników do zmiany i pokazanie im, jak korzystać z nowego środowiska w codziennej pracy. Dlatego w BOIT możemy przeprowadzić szkolenia zarówno przed migracją, jak i po uruchomieniu Microsoft 365.

Przed wdrożeniem przygotowujemy użytkowników na nadchodzące zmiany. Pokazujemy, jak będzie wyglądało pierwsze logowanie, konfiguracja MFA, dostęp do poczty oraz korzystanie z najważniejszych usług, dzięki czemu w dniu migracji pracownicy wiedzą, czego się spodziewać i jakie działania będą wymagane z ich strony.

Po wdrożeniu możemy przeprowadzić szkolenia praktyczne obejmujące między innymi:

• obsługę Outlook i Exchange Online,
• pracę i spotkania w Microsoft Teams,
• przechowywanie oraz udostępnianie dokumentów w OneDrive,
• pracę zespołową na dokumentach w SharePoint,
• współdzielenie plików wewnątrz i poza organizację,
• korzystanie z historii wersji i odzyskiwanie dokumentów,
• podstawowe zasady bezpieczeństwa konta Microsoft 365,
• rozpoznawanie phishingu i bezpieczne korzystanie z MFA.

Zakres szkolenia dopasowujemy do sposobu pracy organizacji — innego przygotowania potrzebują zwykli użytkownicy, innego osoby zarządzające zespołami i dokumentami w SharePoint, a jeszcze innego lokalni administratorzy IT. Możemy również przygotować krótkie instrukcje dla pracowników dotyczące najczęściej wykonywanych czynności, co ułatwia późniejsze wdrażanie nowych osób i ogranicza liczbę zgłoszeń do działu IT.

Celem szkolenia nie jest pokazanie wszystkich funkcji Microsoft 365. Użytkownicy mają przede wszystkim wiedzieć, jak wykonywać swoją codzienną pracę w nowym środowisku, gdzie przechowywać dane i jak robić to bezpiecznie. Po zakończeniu migracji możemy dodatkowo zapewnić wsparcie użytkowników w pierwszych dniach pracy z Microsoft 365, kiedy zwykle pojawia się najwięcej pytań dotyczących Outlooka, Teams, OneDrive, MFA i dostępu do dokumentów.

Bezpieczeństwo Microsoft 365

Samo wykupienie Microsoft 365 nie oznacza jeszcze, że środowisko jest odpowiednio zabezpieczone. W BOIT traktujemy konfigurację bezpieczeństwa jako integralną część wdrożenia.

Podstawą jest MFA oraz odpowiednie zabezpieczenie kont administracyjnych. Następnie dobieramy mechanizmy do posiadanych licencji oraz rzeczywistego ryzyka organizacji — może to obejmować Conditional Access, ochronę Exchange Online, Microsoft Defender, Microsoft Intune oraz mechanizmy Microsoft Purview związane z ochroną i klasyfikacją informacji.

Kontrolujemy również sposób udostępniania dokumentów poza organizację. Microsoft pozwala powiązać zasady SharePoint i OneDrive z mechanizmami Microsoft Entra ID, dzięki czemu można znacznie precyzyjniej określić zasady współpracy z użytkownikami zewnętrznymi.

Masz już Microsoft 365? Możemy przeprowadzić audyt

Duża część naszych projektów nie rozpoczyna się od nowej migracji — przejmujemy również istniejące środowiska Microsoft 365. Sprawdzamy konfigurację użytkowników i administratorów, MFA, licencje, Exchange Online, Teams, SharePoint, sposób udostępniania danych oraz dostępne mechanizmy bezpieczeństwa.

W praktyce często okazuje się, że organizacja posiada już licencje umożliwiające wdrożenie dodatkowych zabezpieczeń, ale odpowiednie funkcje nigdy nie zostały skonfigurowane. Po audycie przygotowujemy plan uporządkowania środowiska i możemy przeprowadzić wymagane zmiany.

Administracja Microsoft 365 przez BOIT

Migracja jest początkiem pracy ze środowiskiem, a nie jej końcem — BOIT może przejąć bieżącą administrację Microsoft 365. Zakładamy i usuwamy konta, przypisujemy licencje, administrujemy Exchange Online, Teams i SharePoint, zarządzamy uprawnieniami oraz pomagamy użytkownikom w codziennych problemach.

Wspieramy również proces wdrażania nowych pracowników i zabezpieczania dostępu po zakończeniu współpracy, a także możemy analizować podejrzane logowania, problemy z pocztą, phishing oraz inne zdarzenia związane z bezpieczeństwem Microsoft 365. Dzięki temu Microsoft 365 staje się częścią całego środowiska IT obsługiwanego przez BOIT, a nie kolejną usługą, którą firma musi samodzielnie administrować.

Microsoft 365 z BOIT

Nie ograniczamy naszej usługi do sprzedaży licencji. Możemy odpowiadać za cały cykl życia Microsoft 365 w organizacji:

analiza potrzeb → dobór licencji → projekt środowiska → migracja → konfiguracja bezpieczeństwa → wdrożenie użytkowników → administracja → wsparcie

Możemy przeprowadzić jednorazową migrację, uporządkować istniejący Microsoft 365 albo przejąć stałą opiekę nad środowiskiem. Jeżeli planujesz wdrożenie Microsoft 365 w firmie, migrację z Google Workspace, Exchange lub obecnego hostingu pocztowego albo chcesz sprawdzić konfigurację istniejącego tenanta, skontaktuj się z BOIT — zaczniemy od analizy obecnego środowiska i zaproponujemy zakres wdrożenia oraz licencje odpowiadające rzeczywistym potrzebom organizacji.