Google Tasks jako nowe źródło danych Workspace Intelligence – co muszą zrobić klienci BOIT

Od 14 listopada 2026 r. Google Tasks stanie się domyślnym źródłem danych dla Workspace Intelligence w Google Workspace. Zmiana dotyczy wszystkich organizacji korzystających z Gemini AI w ramach Workspace, w tym klientów BOIT. Administratorzy powinni sprawdzić ustawienia i poinformować użytkowników o nowych zasadach przetwarzania danych.

Google Tasks Workspace Intelligence – co się zmienia?

Workspace Intelligence, uruchomione w kwietniu 2026 r., umożliwia generatywnej AI Gemini korzystanie z kontekstowych danych w czasie rzeczywistym w aplikacjach Google Workspace. Dotychczas obejmowało to Gmaila, Google Chat, Kalendarz i Dysk Google. Od 14 listopada 2026 r. do tej listy dołączy Google Tasks (Lista zadań Google).

Oznacza to, że Gemini będzie mogło automatycznie wykorzystywać informacje zadań użytkownika podczas generowania odpowiedzi i realizacji poleceń – bez konieczności ręcznego udostępniania kontekstu przy każdym zapytaniu. Ułatwia to pracę i może zwiększyć efektywność korzystania z AI w środowisku firmowym.

Nowe ustawienia administratora – jak zarządzać zmianą?

Od 14 października 2026 r. w konsoli administracyjnej Google pojawi się nowe ustawienie pozwalające zarządzać dostępem Workspace Intelligence do danych z Google Tasks. Domyślnie ta opcja będzie włączona dla wszystkich użytkowników w organizacji. Jeśli nie zostanie wyłączona, od 14 listopada dane zadań będą wykorzystywane przez Gemini AI w aplikacjach Workspace.

Administratorzy mają 30 dni na ewentualną zmianę tego ustawienia. Jeśli w organizacji Google Tasks jest wyłączone, nie trzeba podejmować żadnych działań. Jeśli Tasks są włączone, warto przeanalizować, czy pozostawić domyślny stan, czy ograniczyć dostęp AI do tych danych.

Prywatność i bezpieczeństwo danych

Zmiana nie wpływa na dotychczasowe metody przetwarzania danych ani zobowiązania Google w zakresie prywatności. Funkcje AI mają dostęp wyłącznie do treści, które użytkownik może wyświetlać. Google deklaruje, że dane klientów nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI ani do celów reklamowych.

Jakie działania powinni podjąć klienci BOIT?

• Sprawdź status usługi Tasks – zweryfikuj, w których jednostkach organizacyjnych Google Tasks jest aktywne. Jeśli usługa jest wyłączona, zmiana nie dotyczy tych użytkowników.
• Przeanalizuj potrzebę udostępniania danych z Tasks – zdecyduj, czy Twoja organizacja chce, by Workspace Intelligence korzystało z informacji o zadaniach użytkowników.
• Skonfiguruj ustawienia w konsoli administratora – jeśli nie chcesz, by AI miało dostęp do danych z Tasks, wyłącz odpowiednie źródło danych przed 14 listopada 2026 r. Instrukcje znajdziesz w Centrum pomocy Workspace Intelligence.
• Poinformuj użytkowników – przekaż pracownikom, że AI może korzystać z informacji zadań, jeśli funkcja zostanie pozostawiona włączona.

Przykładowy scenariusz – na co zwrócić uwagę?

Wyobraźmy sobie firmę, w której część zespołu korzysta z Google Tasks do zarządzania zadaniami projektowymi. Włączenie tej funkcji pozwoli AI Gemini lepiej wspierać użytkowników w planowaniu i podsumowaniach, ale jednocześnie oznacza, że wszelkie poufne informacje wpisane do zadań mogą być wykorzystywane do generowania odpowiedzi przez AI. Dlatego warto przeanalizować, jakiego typu dane są przechowywane w Tasks i czy ich udostępnianie AI jest akceptowalne z punktu widzenia polityki bezpieczeństwa firmy.

Jak BOIT może pomóc Twojej organizacji?

BOIT wspiera klientów w analizie ustawień Google Workspace, przeglądzie ekspozycji danych oraz weryfikacji polityk bezpieczeństwa związanych z usługami AI. Pomagamy w przeglądzie konfiguracji, przygotowaniu rekomendacji i wdrożeniu zmian w konsoli administratora. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia, skontaktuj się z Bartłomiejem Ożóg pod numerem +48 511 218 026 lub przez stronę bezpieczeństwo IT.

Więcej informacji o aktualizacjach Google Workspace znajdziesz także w sekcji aktualności BOIT.

Źródła i dalsza lektura

• Mail informacyjny Google Workspace Team, 22.10.2026
• Centrum pomocy Workspace Intelligence – Google