Migracja z G Suite do Google Workspace

6 Października 2020 Google ogłosiła nową formułę – Google Workspace, która zastępuje obecny brand – G Suite. Zdajemy sobie sprawę, że zmiana nastąpiła gwałtownie, szybko i bez wcześniejszego przygotowania klientów. Wiele kwestii pozostało bez odpowiedzi. W tym artykule postaramy się odpowiedzieć na kluczowe pytania, pozostałe proszę kierować na adres google@boit.pl.

Dlaczego zmiana na Google Workspace?

Powód nie jest opisany bezpośrednio, dlatego zaznaczamy na wstępie – jest to nasza subiektywna oceny sytuacji. Największy wpływ na decyzję miała Pandemia COVID-SARS-2 i zmiany w charakterystyce pracy pracowników. Olbrzymia część osób zatrudnionych pracuje z domu, nastąpiła całkowita reorganizacja trybu pracy oraz z dnia na dzień zostały  zmienione punkty kluczowe do realizacji codziennych zadań. W momencie braku spotkań bezpośrednich spotkania online nabrały dużo większego znaczenia (kluczowe znaczenie nabrały funkcjonalności takie jak: ilość symultanicznych uczestników, zapis konferencji, opcje administracyjne wideokonferencji), dostęp do zasobów plikowych firmy w warunkach domowych stał się kluczowy (ilość przetwarzanych danych online), z drugiej strony bezpieczeństwo danych, polityki DLP czy BYOD narażone jest na dużo więcej niebezpieczeństw . Podsumowując – zmiany wprowadzone przez Google mają na celu lepsze dopasowanie pod aktualną charakterystykę pracy zdalnej.

Co zmienia Google Workspace ?

1. Opłaty miesięczne oraz nazwy planów ulegają zmianie
2. Dodanie nowych funkcjonalności do planów
3. Limit liczby użytkowników (300) na plan – Business Starter, Standard i Plus – i obowiązkowa migracja na plan Enterprise
4. Zmiana logistyki dla funkcjonalności i usług wobec G Suite

Jak odbywa sie migracja do Google Workspace?

Migracje można wykonać poprzez zmianę planu w zakładce abonamentu w konsoli administracyjnej, wysłać prośbę do Partnera Google – takiego jak MY (najlepiej na adres google@boit.pl) Na chwilę obecną nie ma narzuconego terminu dla migracji, zmiany w płatnościach nie będą duże (w większości na korzyść klienta) a funkcjonalności zostaną powiększone. Zasadniczo migracja będzie możliwa po zakończeniu obecnego okresu rozliczeniowego.

Co należy zrobić żeby zachować funkcjonalności oraz koszty G Suite ? To dość proste – przedłużyć jak najszybciej kontrakt w modelu rocznym (możliwe również kontrakty 2 letnie) 

Porównanie G Suite i Google Workspace

Kolumna G Suite odnosi się do całości usługi, jak łatwo zauważyć po powyższej grafice Google Workspace rozszerza funkcjonalności na nowe plany.

Użytkownik końcowy w większości przypadków nie odczuje zmian, cena za usługę również nie ulegnie wzrostowi. Hasło „nielimitowanego miejsca na Google Drice” przestaje jednak być aktualne w pakiecie Google Workspace Business. Poniżej przedstawimy Nowe plany, ich odnośniki w starej G Suite nomenklaturze, główne zmiany oraz koszty per użytkownik w abonamencie miesiąc do miesiąca oraz płatny z góry za rok. Należy pamiętać że plany zostały podzielone na 2 główne grupy zachowując zasadę:

1. Business – dla mały i średnich przedsiębiorstw – maksymalnie do 30 użytkowników.
2. Enterprise – duże organizację z wymagające kompleksowego wsparcia oraz precyzyjnego dostosowania.

G Suite Basic >> Google Workspace Business Starter

Stary pakiet G Suite Basic zostaje zastąpiony Google Workspace Business Starter.
Koszt około 21 zł (koszt taki sam jak w G Suite)

• Dostosowana, bezpieczna firmowa poczta e-mail
• Spotkania wideo dla 100 uczestników
• 30 GB miejsca w chmurze dla każdego użytkownika
• Brak możliwości zarządzania historią Google Chat
• Selektywnej dystrybucji aplikacji do zarządzanych urządzeń z Androidem nie jest możliwa
• funkcjonalność blokowania udostępniania linków poza organizacje jest wyłączona

G Suite Business>> Google Workspace Business Standard

Stary pakiet G Suite Business zostaje zastąpiony Google Workspace Business Standard.
Koszt około 42 zł (koszt jak w G Suite)

• Spotkania wideo dla 150 uczestników + nagrywanie
• 2 TB miejsca w chmurze dla każdego użytkownika
• Mechanizmy zabezpieczeń i zarządzania
• Google Vault – brak możliwości wejścia do usługi nawet jeśli przed migracją licencje były wykupione. Dodatkowo wszystkie polityki ustawiane wcześniej przestają działać. Dane użytkowników usunięte powyżej 30 dni zostają automatycznie usunięte i nie ma możliwości ich odzyskania. Licencje Google Voult można dokupić oddzielnie

Google Workspace Business Plus (nowy plan)

Nowy pakiet Google Workspace Business Plus.
Koszt około 69 zł 

• Spotkania wideo dla 250 uczestników + nagrywanie i śledzenie obecności
• 5 TB miejsca w chmurze dla każdego użytkownika
• Ulepszone mechanizmy zabezpieczeń i zarządzania, w tym Vault oraz zaawansowane zarządzanie punktami końcowymi

G Suite Enterprise>> Google Workspace Enterprise Standard(nowy plan), Plus

Nowy pakiet Google Workspace Business Plus.
Koszt – ustalane indywidualnie

• Dostosowana, bezpieczna firmowa poczta e-mail + pozyskiwanie danych elektronicznych, przechowywanie i szyfrowanie S/MIME
• Spotkania wideo dla 250 uczestników + nagrywanie, śledzenie obecności, wyciszanie szumów i transmisje na żywo w domenie
• Tyle miejsca, ile potrzebujesz
• Zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń, zarządzania i zgodności, w tym Vault, DLP, regiony danych oraz zarządzanie punktami końcowymi w firmie
• Pomoc rozszerzona (płatne przejście na pomoc premium)

Szczegółowe porównanie wszystkich planów i funkcjonalności.