Google Workspace i Microsoft 365 to dwie najlepsze platformy narzędzi biurowych dla firm. Oferują wiele podobnych funkcjonalności, ale to właśnie różnice powinny determinować właściwy wybór rozwiązania.

BOIT realizuje usługę migracji na Microsoft 365
Koszty
/ Google Workspace
Koszty

Microsoft 365 vs Google Workspace

1. Funkcjonalności:

Zarówno Google Workspace  jak i Microsoft 365 oferują zbliżony zakres funkcjonalności. Każda kluczowa aplikacja zarówno w jednym jak i drugim środowisku ma swój odpowiednik. Kwestią wiodącą jest UX, kwestia przyzwyczajenia oraz aktualnie używane środowisko w organizacji. Ważne aby wykorzystywać dane środowisko w zakresie przygotowywanym przez architektów rozwiązania.

Dla przykładu, w środowisku Google Workspace wszystkie dokumenty w Google Drive powinny być przekonwertowane na Google Docs w celu realizacji pełnego wachlarzu oferowanych funkcjonalności. Analogicznie w środowisku Microsoft 365 – wszystkie dokumenty powinny być natywnymi dokumentami Microsoft Word lub Excel.

Poniżej lista kluczowych aplikacji i ich analogicznego rozwiązania w drugim środowisku

2. Współpraca i udostępnianie:

Google Workspace zapewnia użytkownikom łatwą i szybką współpracę w czasie rzeczywistym. Dzięki funkcjom takim jak udostępnianie i wspólna edycja dokumentów, użytkownicy mogą pracować zespołowo i wprowadzać zmiany w dokumencie w czasie rzeczywistym.

Środowisko Google Workspace w pełni oparte jest o przeglądarkę web, dzięki czemu użytkownik jest mniej zdezorientowany a interfejs łatwiejszy do użytkowania.  Google Workspace oferuje też aplikacje pomocnicze takie jak Google Drive realizujące synchronizacje online Dysków Google oraz Dysków Współdzielonych, każda biurowa aplikacja otwierana jest w formacie webowym.

Microsoft 365 oferuje podobne funkcje, ale umożliwia również zainstalowanie oprogramowania na urządzeniach komputerowych, co może wprowadzić nieco większą trudność w korzystaniu z tych funkcji i synchronizacji danych z innymi użytkownikami. Opcja kooperacji z innymi użytkownikami jest możliwa ale jej intuicyjność nie jest tak wysoka jak w przypadku Google Workspace. Przewagą rozwiązania Microsoft 365 w tym zakresie są możliwości pakietów biurowych takich jak Microsoft Excel który ma bardzie zaawansowane funkcjonalności. Kooperacja na dyskach i plikach w ramach Sharepoint wymaga większej wiedzy od Administratora i wyższego progu wejścia z wdrożeniem globalnym.

3. Bezpieczeństwo:

Podstawowy aspekt, który powinien być uwzględniony przy wyborze platformy narzędzi biurowych. Zarówno Google Workspace, jak i Microsoft 365 oferują zaawansowane funkcje związane z bezpieczeństwem, które pozwalają chronić prywatność i poufność danych użytkowników. Poniżej w tabelach przedstawione są funkcjonalności związane z bezpieczeństwem dla obydwu platform.

Google Workspace oferuje wiele funkcji związanych z bezpieczeństwem, które pozwalają użytkownikom na bezpieczne i pewne korzystanie z platformy. Oto kilka z tych funkcji:

  1. Szyfrowanie SSL: Google Workspace korzysta z szyfrowania SSL (Secure Sockets Layer), które zapewnia bezpieczne połączenie pomiędzy urządzeniem użytkownika a serwerami Google.
  2. Kontrola dostępu: Google Workspace pozwala administratorom na kontrolowanie dostępu do plików i folderów, co oznacza, że użytkownicy mają dostęp tylko do plików i folderów, do których są uprawnieni.
  3. Autoryzacja dwuskładnikowa: Google Workspace oferuje autoryzację dwuskładnikową, co oznacza, że ​​użytkownicy muszą podać dodatkowy kod, który jest generowany za pomocą aplikacji lub wysyłany SMS-em, aby zalogować się do swojego konta.
  4. Filtrowanie spamu: Google Workspace oferuje zaawansowane funkcje filtrowania spamu, które eliminują niechciane wiadomości e-mail i chronią użytkowników przed phishingiem.

Microsoft 365 baner boit

Microsoft 365 również oferuje wiele funkcji związanych z bezpieczeństwem, które pozwalają użytkownikom na bezpieczne korzystanie z platformy. Oto kilka z tych funkcji:

  1. Automatyczne skanowanie wiadomości e-mail: Office 365 automatycznie skanuje wiadomości e-mail pod kątem wirusów i malware’u, co chroni użytkowników przed atakami złośliwego oprogramowania.
  2. Kontrola dostępu: Microsoft 365 pozwala administratorom na kontrolowanie dostępu do plików i folderów, co oznacza, że użytkownicy mają dostęp tylko do plików i folderów, do których są uprawnieni.
  3. Autoryzacja dwuskładnikowa: Microsoft 365 oferuje autoryzację dwuskładnikową, co oznacza, że użytkownicy muszą podać dodatkowy kod, który jest generowany za pomocą aplikacji lub wysyłany SMS-em, aby zalogować się do swojego konta.
  4. Ochrona przed atakami phishingowymi: Microsoft 365 oferuje zaawansowane funkcje filtrowania spamu, które eliminują niechciane wiadomości e-mail i chronią użytkowników przed phishingiem.

4. Różnice:

Google Workspace

  • Aplikacje desktopowe: Google Workspace oferuje wiele narzędzi biurowych lecz żadna z aplikacji nie jest instalowana bezpośrednio na komputerze, oferowanie wyłącznie aplikacji opartej o przeglądarkę ogranicza funkcjonalności ale niweluje błędy spowodowane synchronizacją dwóch typów aplikacji i poprawia pracę współdzieloną

  • Google Workspace jest bardziej elastycznym rozwiązaniem, oferuje integracje z wieloma usługami takimi jak Google Analytics, Google Ads, Google Search Console i wiele innych.

  • Próg wejścia w usługę Google Workspace jest niższy niż w Microsoft 365 natomiast rozwój i dostosowanie dedykowane z biegiem czasu i dodawania usług działa na korzyść rozwiązania od Microsoft

  • Dostępność: Google Workspace jest dostępne w chmurze, co oznacza, że użytkownicy mogą uzyskać dostęp do narzędzi z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu (posiada również opcje obsługi offline) Office 365 jest dostępne jako oprogramowanie do pobrania i instalacji na urządzeniu.

  • Bezpieczeństwo: Zarówno Google Workspace, jak i Office 365 oferują wiele funkcji związanych z bezpieczeństwem, takich jak szyfrowanie, autoryzację dwuskładnikową, filtrowanie spamu i wiele innych. Jednakże, Google Workspace ma bardziej zaawansowane funkcje związane z bezpieczeństwem w chmurze. Filtr Spamu działa lepiej dla usługi Google Workspace

Microsoft 365

  • Model biznesowy: Microsoft 365 jest oferowane w modelu subskrypcji, co oznacza, że ​​użytkownicy płacą comiesięczną opłatę za dostęp do platformy. Na platformie Microsoft 365 istnieje możliwość miksowania planami licencji – tzn. pula użytkowników może posiadać słabszy (webowy) pakiet Microsoft 365 a część bardziej rozbudowany (droższy) plan licencyjny
    Google Workspace jest również oferowane w modelu subskrypcji, ale nie ma możliwości mixowania licencjami. Cała domena musi posiadać jeden tym licencji co może generować dodatkowe koszty.

  • Bardziej zaawansowane funkcje biurowe zawarte w Microsoft Excel znajdziemy tylko w pakiecie Microsoft 365.

  • Microsoft oferuje zintegrowane środowisko Azure które umożliwia prace hybrydową np na domenach lokalnych

  • Skrzynki udostępnione, przewaga usługi Microsoft 365 która umożliwia stworzenie skrzynek pocztowych dla grup użytkowników które nie wymagają licencji. Google Workspace realizuje podobne skrzynki w odmienny sposób – poprzez grupy dyskusyjne umożliwiające kooperacje i obsługę maili jako zadań.

5. Cena:

  • Kwoty za poszczególne licencje pakietów Google Workspace oraz Microsoft 365 są zbliżone. Główną różnica jest fakt możliwości elastycznego dopasowania typu licencji w Microsoft 365, która umożliwia mixowanie licencji w obrębie jednego Tenanta. Drugą ważna cechą licencji w Microsoft 365 mogącą obniżyć ilość licencji są konta udostępnione które zastępują konta funkcyjne nie konsumując przy tym licencji. Reasumując – łatwiejszy sposób licencjonowania realizowany jest w ramach Google Workspace, większa elastyczność w Microsoft 365 umożliwia obniżenie kosztów.

Ceny Google Workspace vs Microsoft 365

5. Podsumowanie:

Microsoft 365 i Google Workspace to obecnie dwa najlepsze rozwiązania narzędzi biurowych oferujące podobne funkcjonalności. Najważniejsze różnice obejmują model licencyjny, możliwość instalowania aplikacji desktopowych Office w Microsoft 365 oraz bardziej rozbudowaną konsole zarządzającą.

Prostota i dostępność aplikacji Google Workspace wspiera bardziej elastyczne firmy, chcące wykorzystać integracje oraz szybki rozwój.  Microsoft365 jest bardziej rozbudowaną platformą, która najlepiej dostosowuję się do ugruntowanych i poukładanych organizacji.